Akten digitalisieren

Platz im Haus
Nutzen sie Ihren Aktenraum sinnvoller

Alte Ordner und Akten scannen und archivieren. Was spart das an Kosten ein?

Unternehmen müssen Geschäftsdokumente, wie zum Beispiel Rechnungen, Angebote oder Belege, zehn Jahre lang aufbewahren. Schon bei kleineren mittelständischen Unternehmen kommen mit den Jahren enorme Papiermengen zusammen. Die gilt es sicher für zehn Jahre zu archivieren. Entweder geschieht das in einem gesonderten Raum oder in Aktenschränken direkt an den Arbeitsplätzen der Mitarbeiter. Oft kommen derart große Papiermengen zusammen, dass nur die jüngeren Akten in Ordnern im Büro aufbewahrt werden können. Ältere Dokumente werden dann gesondert gelagert.

Die Kosten für ein analoges Archiv für alte Akten und Dokumente.

In erster Linie denkt man bei den Kosten für die Archivierung an evtl. Miet- und Nebenkosten für Räumlichkeiten, um dort die alten Akten und Dokumente aufzubewahren.

Auskunftsfähigkeit

Ein gerne vernachlässigter aber oftmals wesentlich schwerwiegenderer Kostenfaktor der Archivierung ist die geringe Auskunftsfähigkeit des Unternehmens. Bei Rückfragen zu Vorgängen müssen die Mitarbeiter in schlecht durchsuchbaren Netzlaufwerken oder eben sogar in Unmengen von Aktenordnern die entsprechende Information suchen und hoffentlich auch finden. Das Zusammentragen von verschiedenen Informationen aus verschiedenen Bereichen (Einkauf, Fachabteilung, Buchhaltung etc.) raubt dem einzelnen Mitarbeiter enorm Zeit. Und hält sogar im Zweifelsfall noch weitere Kollegen von Ihren Kernaufgaben ab.

Gefahr vor Datenverlust auch bei einem „analogen Archiv“.

Die Gefahr eines Datenverlustes ist nicht nur bei digitalen Dokumenten gegeben. Auch bei alten analogen Akten und Dokumente ist die Gefahr vorhanden. Das fängt schon mit der fehlerhaften Ablage von Dokumenten an. Denn ist es nicht nachvollziehbar wo ein Dokument abgelegt ist, ist es faktisch verloren. Aber auch schädliche klimatische Einflüsse können Dokumente in einem Archiv dauerhaft unbrauchbar machen. Nicht auszudenken was ein Brand- oder Wasserschaden verursacht. In der Regel werden analoge Archive jedoch nicht dupliziert und an einem weiteren Ort vorgehalten. Und wenn doch, ist dies sehr aufwändig und teuer.

Auch hier bietet ein elektronisches Archiv praktische und vor allem wirtschaftliche Vorteile. Digitale Datensätze sind schnell dupliziert und können leicht an räumlich getrennten Standorten aufbewahrt werden.

Die Kosten: Alte Ordner und Akten scannen und archivieren.

Alte Dokumente und Akten scannen kann jedes Unternehmen grundsätzlich selbst.
Eine Anschaffung eines Dokumentenscanners lohnt sich vor auch deshalb, weil zukünftig eigene Briefpost direkt digitalisiert werden kann.

Jedoch muss auch mit einem eigenen Dokumentenscanner die eigentliche Arbeitsleistung noch erbracht werden. Ein gern vergessener Aspekt: Die Dokumente und Akten in den Ordnern sind nicht automatisch für das Scannen vorbereitet. Heftklammern, Eselsohren oder aufgebrachte Post It’s  müssen entfernt werden. Man spricht hier von einer Aufbereitung der Akten, welche durchaus zeitintensiv sein kann.
Eine sehr bequeme Abhilfe ist hier die Beauftragung des Scandienstleisters „Scanzentrum Jüchen“. Dieser holt auf Wunsch die alten Akten und Dokumente ab, bereitet sie auf und digitalisiert diese abschließend.
Nach dem Scannen kann der Scandienstleister die digitalisierten Akten, direkt in das Dokumentenmanagement Ihrer Wahl importieren (z.B. PaperPort oder ELO). Eine sehr schnelle und unkomplizierte Form der Archivierung.

Ist es erlaubt, gescannte Akten und Dokumente zu vernichten?

Ob die alten Akten anschließend vernichtet werden können, sollte vorab mit einem Wirtschaftsprüfer/Steuerberater etc. abgeklärt werden. Entscheidend ist hier die zukünftige Art der digitalen Archivierung. Grundsätzlich ist es aber laut Gesetzgeber unter bestimmten Voraussetzungen zulässig, analoge Dokumente zu scannen und nur noch elektronisch aufzubewahren. Andersherum ist dies jedoch untersagt. Der Gesetzgeber räumt den elektronischen Dokumenten damit klare Vorteile ein.

Alte Akten und Dokumente müssen nach dem scannen durchsuchbar sein.

Rein mit dem Scannen von alten Akten und Dokumenten ist es nicht getan. Die reine Speicherung auf einem Netzlaufwerk ist kaum praktikabler. Mit einem Dokumentenmanagement kann der gesamte Inhalt der Dokumente jederzeit durchsucht werden, nicht nur der Dateiname. Direkt nach dem scannen wird das elektronische Dokument mittels einer OCR-Volltexterkennung analysiert und ist so per Volltextsuche durchsuchbar.
Das erhöht die Auskunftsfähigkeit eines Unternehmens extrem. Selbst Vorgänge, die Jahrzehnte zurückliegen, sind innerhalb weniger Sekunden auffindbar. Nehmen wir als Beispiel die Anfrage per E-Mail eines Kunden, der nach zehn Jahren ein Maschinenbauteil nachbestellen will, welches nicht in Serie produziert wird. Entsprechend muss nachvollzogen werden, um welches Bauteil es sich handelt, wie die Bemaßung ist und welche Kosten dem Kunden in Rechnung gestellt werden müssen.
Mit einem analogen Archiv würde nun die große Rennerei beginnen:
Zuerst müsste überhaupt nachvollzogen werden, ob und wo die Daten für dieses Bauteil noch vorhanden sind. Die Pläne sind dann natürlich an anderer Stelle im Archiv abgelegt als das damalige Angebot und die passende Rechnung. Für weitere Klärungen werden im Zweifelsfall noch weitere Kollegen konsultiert und eben diese auch von der Arbeit abgehalten.
Die Suche mit einem elektronischen Archiv erfolgt anders:
Kundenname oder -nummer in der E-Mail markieren, die frei definierbare Tastenkombination für die Hotkey-Suche drücken und schon werden alle Dokumente zum entsprechenden Kunden aufgerufen. Die Suche kann bei Bedarf weiter beliebig qualifiziert werden. Es ist auch möglich Dokumente miteinander zu verknüpfen z.B. indem alle Baupläne bei der entsprechenden Rechnung als Referenz angegeben werden.
Im Vergleich zur analogen Suche kann mit einem elektronischen Archiv mit digitalem Dokumentenmanagement der Kunde innerhalb kürzester Zeit ein neues und direkt passendes Angebot bekommen. Das ist ein klarer Wettbewerbsvorteil.

Alte Dokumente und Akten scannen und archivieren. Was spart das an Kosten?

Auch wenn eine gewisse Investition nötig ist, alte Dokumente und Akten scannen zu lassen, muss die eigentliche Frage tatsächlich heißen: Was spart das an Kosten? Je nach Größe des Unternehmens und des alten Aktenbestandes rechnet sich die Investition bereits nach wenigen Monaten. Vor allem der Faktor „Zeitverschwendung bei der Suche nach Dokumenten“ macht ein analoges Archiv extrem teuer. Hinzu kommt das Risiko, im Rahmen einer Steuerprüfung die alten Akten mit hohem Aufwand bereitstellen zu müssen sowie die Gefahr, alte Dokumente nicht wiederzufinden und Nachweise gegenüber dem Finanzamt schuldig zu bleiben.
Für alle Unternehmen, die elektronische, steuerrelevante Dokumente erhalten, also praktisch alle Unternehmen, ist es schon jetzt Pflicht, ein elektronisches Archiv vorzuweisen. Daher ist es nur logisch, alte Papierakten- und Dokumente schlichtweg zu digitalisieren und anschließend abzuschaffen