Alte Ordner und Akten scannen und archivieren. Was spart das an Kosten ein?<\/strong>
Unternehmen m\u00fcssen Gesch\u00e4ftsdokumente, wie zum Beispiel Rechnungen, Angebote oder Belege, zehn Jahre lang aufbewahren. Schon bei kleineren mittelst\u00e4ndischen Unternehmen kommen mit den Jahren enorme Papiermengen zusammen. Die gilt es sicher f\u00fcr zehn Jahre zu archivieren. Entweder geschieht das in einem gesonderten Raum oder in Aktenschr\u00e4nken direkt an den Arbeitspl\u00e4tzen der Mitarbeiter. Oft kommen derart gro\u00dfe Papiermengen zusammen, dass nur die j\u00fcngeren Akten in Ordnern im B\u00fcro aufbewahrt werden k\u00f6nnen. \u00c4ltere Dokumente werden dann gesondert gelagert.
Die Kosten f\u00fcr ein analoges Archiv f\u00fcr alte Akten und Dokumente.<\/strong>
In erster Linie denkt man bei den Kosten f\u00fcr die Archivierung an evtl. Miet- und Nebenkosten f\u00fcr R\u00e4umlichkeiten, um dort die alten Akten und Dokumente aufzubewahren.
Auskunftsf\u00e4higkeit<\/strong>
Ein gerne vernachl\u00e4ssigter aber oftmals wesentlich schwerwiegenderer Kostenfaktor der Archivierung ist die geringe Auskunftsf\u00e4higkeit des Unternehmens. Bei R\u00fcckfragen zu Vorg\u00e4ngen m\u00fcssen die Mitarbeiter in schlecht durchsuchbaren Netzlaufwerken oder eben sogar in Unmengen von Aktenordnern die entsprechende Information suchen und hoffentlich auch finden. Das Zusammentragen von verschiedenen Informationen aus verschiedenen Bereichen (Einkauf, Fachabteilung, Buchhaltung etc.) raubt dem einzelnen Mitarbeiter enorm Zeit. Und h\u00e4lt sogar im Zweifelsfall noch weitere Kollegen von Ihren Kernaufgaben ab.
Gefahr vor Datenverlust auch bei einem „analogen Archiv“.<\/strong>
Die Gefahr eines Datenverlustes ist nicht nur bei digitalen Dokumenten gegeben. Auch bei alten analogen Akten und Dokumente ist die Gefahr vorhanden. Das f\u00e4ngt schon mit der fehlerhaften Ablage von Dokumenten an. Denn ist es nicht nachvollziehbar wo ein Dokument abgelegt ist, ist es faktisch verloren. Aber auch sch\u00e4dliche klimatische Einfl\u00fcsse k\u00f6nnen Dokumente in einem Archiv dauerhaft unbrauchbar machen. Nicht auszudenken was ein Brand- oder Wasserschaden verursacht. In der Regel werden analoge Archive jedoch nicht dupliziert und an einem weiteren Ort vorgehalten. Und wenn doch, ist dies sehr aufw\u00e4ndig und teuer.
Auch hier bietet ein elektronisches Archiv praktische und vor allem wirtschaftliche Vorteile. Digitale Datens\u00e4tze sind schnell dupliziert und k\u00f6nnen leicht an r\u00e4umlich getrennten Standorten aufbewahrt werden.
Die Kosten: Alte Ordner und Akten scannen und archivieren.<\/strong>
Alte Dokumente und Akten scannen kann jedes Unternehmen grunds\u00e4tzlich selbst.
Eine Anschaffung eines Dokumentenscanners lohnt sich vor auch deshalb, weil zuk\u00fcnftig eigene Briefpost direkt digitalisiert werden kann.
Jedoch muss auch mit einem eigenen Dokumentenscanner die eigentliche Arbeitsleistung noch erbracht werden. Ein gern vergessener Aspekt: Die Dokumente und Akten in den Ordnern sind nicht automatisch f\u00fcr das Scannen vorbereitet. Heftklammern, Eselsohren oder aufgebrachte Post It’s m\u00fcssen entfernt werden. Man spricht hier von einer Aufbereitung der Akten, welche durchaus zeitintensiv sein kann.
Eine sehr bequeme Abhilfe ist hier die Beauftragung des Scandienstleisters „Scanzentrum J\u00fcchen“. Dieser holt auf Wunsch die alten Akten und Dokumente ab, bereitet sie auf und digitalisiert diese abschlie\u00dfend.
Nach dem Scannen kann der Scandienstleister die digitalisierten Akten, direkt in das Dokumentenmanagement Ihrer Wahl importieren (z.B. PaperPort oder ELO). Eine sehr schnelle und unkomplizierte Form der Archivierung.
Ist es erlaubt, gescannte Akten und Dokumente zu vernichten?
Ob die alten Akten anschlie\u00dfend vernichtet werden k\u00f6nnen, sollte vorab mit einem Wirtschaftspr\u00fcfer\/Steuerberater etc. abgekl\u00e4rt werden. Entscheidend ist hier die zuk\u00fcnftige Art der digitalen Archivierung. Grunds\u00e4tzlich ist es aber laut Gesetzgeber unter bestimmten Voraussetzungen zul\u00e4ssig, analoge Dokumente zu scannen und nur noch elektronisch aufzubewahren. Andersherum ist dies jedoch untersagt. Der Gesetzgeber r\u00e4umt den elektronischen Dokumenten damit klare Vorteile ein.
Alte Akten und Dokumente m\u00fcssen nach dem scannen durchsuchbar sein.<\/strong>
Rein mit dem Scannen von alten Akten und Dokumenten ist es nicht getan. Die reine Speicherung auf einem Netzlaufwerk ist kaum praktikabler. Mit einem Dokumentenmanagement kann der gesamte Inhalt der Dokumente jederzeit durchsucht werden, nicht nur der Dateiname. Direkt nach dem scannen wird das elektronische Dokument mittels einer OCR-Volltexterkennung analysiert und ist so per Volltextsuche durchsuchbar.
Das erh\u00f6ht die Auskunftsf\u00e4higkeit eines Unternehmens extrem. Selbst Vorg\u00e4nge, die Jahrzehnte zur\u00fcckliegen, sind innerhalb weniger Sekunden auffindbar. Nehmen wir als Beispiel die Anfrage per E-Mail eines Kunden, der nach zehn Jahren ein Maschinenbauteil nachbestellen will, welches nicht in Serie produziert wird. Entsprechend muss nachvollzogen werden, um welches Bauteil es sich handelt, wie die Bema\u00dfung ist und welche Kosten dem Kunden in Rechnung gestellt werden m\u00fcssen.
Mit einem analogen Archiv w\u00fcrde nun die gro\u00dfe Rennerei beginnen:<\/strong>
Zuerst m\u00fcsste \u00fcberhaupt nachvollzogen werden, ob und wo die Daten f\u00fcr dieses Bauteil noch vorhanden sind. Die Pl\u00e4ne sind dann nat\u00fcrlich an anderer Stelle im Archiv abgelegt als das damalige Angebot und die passende Rechnung. F\u00fcr weitere Kl\u00e4rungen werden im Zweifelsfall noch weitere Kollegen konsultiert und eben diese auch von der Arbeit abgehalten.
Die Suche mit einem elektronischen Archiv erfolgt anders:
Kundenname oder -nummer in der E-Mail markieren, die frei definierbare Tastenkombination f\u00fcr die Hotkey-Suche dr\u00fccken und schon werden alle Dokumente zum entsprechenden Kunden aufgerufen. Die Suche kann bei Bedarf weiter beliebig qualifiziert werden. Es ist auch m\u00f6glich Dokumente miteinander zu verkn\u00fcpfen z.B. indem alle Baupl\u00e4ne bei der entsprechenden Rechnung als Referenz angegeben werden.
Im Vergleich zur analogen Suche kann mit einem elektronischen Archiv mit digitalem Dokumentenmanagement der Kunde innerhalb k\u00fcrzester Zeit ein neues und direkt passendes Angebot bekommen. Das ist ein klarer Wettbewerbsvorteil.
Alte Dokumente und Akten scannen und archivieren. Was spart das an Kosten?
Auch wenn eine gewisse Investition n\u00f6tig ist, alte Dokumente und Akten scannen zu lassen, muss die eigentliche Frage tats\u00e4chlich hei\u00dfen: Was spart das an Kosten? Je nach Gr\u00f6\u00dfe des Unternehmens und des alten Aktenbestandes rechnet sich die Investition bereits nach wenigen Monaten. Vor allem der Faktor \u201eZeitverschwendung bei der Suche nach Dokumenten\u201c macht ein analoges Archiv extrem teuer. Hinzu kommt das Risiko, im Rahmen einer Steuerpr\u00fcfung die alten Akten mit hohem Aufwand bereitstellen zu m\u00fcssen sowie die Gefahr, alte Dokumente nicht wiederzufinden und Nachweise gegen\u00fcber dem Finanzamt schuldig zu bleiben.
F\u00fcr alle Unternehmen, die elektronische, steuerrelevante Dokumente erhalten, also praktisch alle Unternehmen, ist es schon jetzt Pflicht, ein elektronisches Archiv vorzuweisen. Daher ist es nur logisch, alte Papierakten- und Dokumente schlichtweg zu digitalisieren und anschlie\u00dfend abzuschaffen
\u2022 Wir scannen Ihre Dokumente\/Papiervorlagen\/Aktenordner ein. In Farbe, s\/w oder auch gemischt ist das einscannen m\u00f6glich. Von 150 DPI f\u00fcr die Archivierung bis 300 DPI als druckf\u00e4higes PDF Dokument.
Wenn die Daten weiterverarbeitet werden m\u00fcssen, scannen wir auch mit 600 DPI.
\u2022 Die Vorlagen m\u00fcssen f\u00fcr den Vorlageneinzug geeignet sein.
\u2022 Als Datenformat bekommen Sie eine PDF Datei. Die Formate sind DIN A4 und DIN A3.
\u2022 Ideal auch zum Scannen von Zeugnissen und Zertifikate f\u00fcr Ihre Bewerbungsmappe.<\/p>\n\n\n\n
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